509. Ένα χρήσιμο εργαλείο για επαγγελματίες: "Σημείωμα Επίσκεψης"

                                           CALL MEMO 

FROM :   Your name                                                   DATE :

TO       :  

COMPANY      : (the company of the visitor)

ADDRESS        :   

PHONE NO      :

VENUE             :  (e.g. Our /their premises, by phone, lunch, etc)

INITIATION    :   (Ours, Theirs)

PRESENT FROM OUR CO :

PRESENT FROM OTHER CO: (name, title of calling people)

                                         

PURPOSE: (e.g., to response to their request, to discuss   financing of…, to maintain the contact, to negotiate…., etc)

RESULTS: (Summary of topics discussed, one or a few lines for each topic)

-

-

-

FOLLOW UP:

Οι συναντήσεις εργασίας είναι μέρος της δουλειάς σε πολλά επαγγέλματα, όπως στελέχη επιχειρήσεων και τραπεζών, ασφαλιστικοί σύμβουλοι, πωλητές ή ελεύθεροι επαγγελματίες. Οι συναντήσεις γίνονται με πελάτες (υποψήφιους ή υπάρχοντες), προμηθευτές, συνεργάτες από την Ελλάδα ή το εξωτερικό, κλπ. Ο σκοπός τους ποικίλει: έναρξη ή διεύρυνση συνεργασίας, αντιμετώπιση προβλήματος, διαπραγμάτευση, εθιμοτυπική επίσκεψη ή άλλος. Χώρος, τα γραφεία του ενός ή του άλλου μέρους ή αλλού (π.χ. γεύμα εργασίας). Ανάλογα με το είδος της συνάντησης, σε αυτή συμμετέχει ένα ή περισσότερα άτομα από κάθε πλευρά είτε προσωπικά ή τηλεφωνικά (conference calls).

Μετά τις χειραψίες, τις ανταλλαγές των καρτών, τον καφέ και τα συνήθη γενικόλογα που προθερμαίνουν το κλίμα η συζήτηση προχωρά στην ουσία του θέματος και κλείνει με ένα μήνυμα για τα περαιτέρω: "θα το δούμε και θα σας ενημερώσουμε', "θα είμαστε σε επαφή", "θα σας στείλω τα στοιχεία που ζητήσατε", κλπ.

Όμως, η συνάντηση δεν είναι διοικητικό συμβούλιο όπου τηρούνται πρακτικά. Μετά από σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα, με την ρύμη της δουλειάς και την πάροδο του χρόνου, η μνήμη αμβλύνεται. Μετά από ένα σύντομο χρονικό διάστημα δεν θυμόμαστε καθαρά ποιοι ακριβώς συμμετείχαν και τι ελέχθη. Το πρόβλημα λύνει ένα απλό εργαλείο,  το Σημείωμα Επίσκεψης (Call Memo), που μου φάνηκε πολύτιμο σε όλη την διάρκεια της καριέρας μου. Είναι μια  απλή φόρμα, που περιέχει τα εξής στοιχεία: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: (πότε έγινε η συνάντηση)  ΑΠΟ: (το όνομα του συντάκτη) ΠΡΟΣ: (οι αποδέκτες, αναφέρονται πιο κάτω)  ΕΤΑΙΡΕΙΑ: (η άλλη πλευρά) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: (της άλλης πλευράς), ΤΗΛΕΦΩΝΑ: (της άλλης πλευράς), ΧΩΡΟΣ: (τα γραφεία μας / τους, επαγγελματικό γεύμα, τηλεφωνικά) ΠΑΡΟΝΤΕΣ: (από δική μας πλευρά)  ΠΑΡΟΝΤΕΣ ΑΠΟ ΑΛΛΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ: (ονοματεπώνυμο και τίτλος) ΣΚΟΠΟΣ: (σε μια ή δύο γραμμές) ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ: (με "τηλεγραφικές" φράσεις, έστω και χωρίς ρήμα, καταγράφονται τα κύρια σημεία της συζήτησης). ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ: (Οι επόμενες ενέργειες που συμφωνήθηκε να γίνουν).

Χαρακτηριστικό του Σημειώματος Επίσκεψης είναι η περιεκτικότητα και λακωνικότητα, για αυτό δεν ξεπερνά την μια σελίδα Α4. Η σύνταξή του  είναι ευχερέστερη και ταχύτερη αν γίνει την ίδια ή την επόμενη ημέρα με νωπές ακόμη τις μνήμες ενώ με την κράτηση πρόχειρων σημειώσεων κατά την διάρκειά της (ιδιαίτερα των αριθμών που αναφέρονται) διευκολύνεται περισσότερο και δεν ξεπερνά τα δέκα λεπτά.     

Το Σημείωμα Επίσκεψης αποστέλλεται σε όσους από την εταιρεία μας συμμετείχαν στην συνάντηση, σε άλλους εμπλεκόμενους στην υπόθεση συναδέλφους ή συνεργάτες, στους ιεραρχικά ανώτερους, και στον φάκελο για αρχειοθέτηση. 

Η χρησιμότητά του είναι πολλαπλή: Όσοι συμμετείχαν μπορούν να θυμηθούν ανά πάσα στιγμή τι συζητήθηκε ή να φρεσκάρουν αργότερα την μνήμη του εν όψει μιας νέας συνάντησης μαζί τους. Τα ανώτερα, ιεραρχικά, κλιμάκια ενημερώνονται σε δύο λεπτά για τα διαμειφθέντα, όσο κρατά η ανάγνωση του σημειώματος. Μελλοντικά, οι αντικαταστάτες όσων χειρίζονται μιαν υπόθεση μπορούν να ενημερωθούν πληρέστερα διαβάζοντας τα Σημειώματα Επίσκεψης που βρίσκονται στον σχετικό φάκελο. Για αυτούς τους λόγους, η χρήση τους είναι επιβεβλημένη σε εταιρείες με καλή οργάνωση.

Το Σημείωμα Επίσκεψης δεν είναι ένα ακόμη γραφειοκρατικό στοιχείο αλλά ένα βοήθημα για σωστό μάνατζμεντ. Ο ελάχιστος χρόνος που απαιτεί η σύνταξή του δεν είναι χάσιμο χρόνου αλλά αποδοτική επένδυση. Το συνιστώ ανεπιφύλακτα.  

(Από την στήλη μου "Εμπειρικές συμβουλές αυτοβελτίωσης" στο διαδικτυακό περιοδικό  Flow Magazine: 
http://www.flowmagazine.gr/article/view/Ena_xrisimo_ergaleio_gia_epaggelmaties_simeioma_episkepsis)